När vi behandlar dina personuppgifter är din integritet viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att veta mer.
Personuppgiftsansvarig
Hyresbostäder i Norrköping AB, org.nr 556064–5847 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som utförs av oss själva och av våra dotterbolag, samt av underbiträden. Du är välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas. Du når oss på telefon 011-211600 eller via e-post till dataskydd@hyresbostader.se.
Du kan också skicka brev till:
Hyresbostäder i Norrköping AB
Dataskydd
Box 2330
600 02 Norrköping.
De här personuppgifterna behandlar vi när du söker bostad eller lokal
De personuppgifter vi behandlar är information som kan kopplas till dig som person, det innebär namn, adress, kontaktuppgifter i form av telefonnummer och e-postadresser. Vi behandlar även personnummer för att säkert kunna fastställa din identitet.
Förutom ovanstående uppgifter behandlas information om ekonomi- och familjeförhållanden samt uppgifter om önskat boende. Vi behandlar också uppgifter om arbetsgivare och referenser. När du söker bostad eller lokal hos oss kan det komma att göras en kreditupplysning. Vi inhämtar och behandlar arbetsgivarintyg, referenser och information som du angivit i din ansökan, t.ex. hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar.
Vid förekommande fall behandlar vi även uppgifter om borgensman och antagningsbesked för studier, med uppgift om program och lärosäte. Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera din intresseanmälan, bedöma din lämplighet som hyresgäst och kontrollera att du uppfyller de krav vi ställer på våra hyresgäster. Vi gör det också för att marknadsföra oss och ta fram statistik samt för att möjliggöra internuppföljning.
Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund då du söker bostad eller lokal hos oss. Om du erbjuds bostad eller lokal behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna ingå hyresavtal med dig.
De här personuppgifterna behandlar vi under tiden du hyr bostad eller lokal av oss
För att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt hyresavtalet så behandlar vi förutom dina kontaktuppgifter även person- och kundnummer, arbetsgivare, förvaltare, god man, borgensman eller motsvarande. Vi sparar också uppgift om språkreferens (endast engelska/svenska) samt betalningsinformation.
Dessutom behandlas elektronisk ärende-, förbruknings- och låssystemsdata i den mån detta tillämpas i den fastighet du bor. Exempel på förbrukningsdata är så kallad individuell mätning/ förbrukning av vatten eller tvätt där du betalar efter användning. Även uppgifter om betalningsförsummelser eller störningar i boendet behandlas. Vi kan också komma att utföra kontroller och behandla uppgifter i syfte att säkerställa att boendet används i enlighet med vårt hyresavtal och hyreslagen.
Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra och administrera skyldigheter enligt hyresavtalet med avtal som rättslig grund. Vi behandlar dem också vid behov för rättsliga anspråk, t.ex. om du inte betalar hyran i tid, vid olovlig andrahandsuthyrning eller vid störningar i boendet. Uppgifterna används även för att ta fram statistik och möjliggöra internuppföljning, rättslig grund för behandlingen är berättigat intresse.
Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna marknadsföra och tillhandahålla våra och andra företags tjänster och produkter, som är relaterade till boende eller hyresförhållande. Marknadsföring kan göras exempelvis via försäkringsbolag, el- och bredbandsleverantörer. Behandlingen görs med berättigat intresse som rättslig grund. Vi behandlar även dina personuppgifter för information kopplat till ditt boende, ditt område och din hyresvärd med avtal som rättslig grund.
De här personuppgifterna behandlar vi vid kamerabevakning
Denna information gäller dig som befunnit dig på platser där Hyresbostäder har kamerabevakning. Vilka de platserna är framgår av skyltning på respektive plats. Personuppgifterna som behandlas är enbart kopplade till det som filmas. Trygghetskamerorna är en del i Hyresbostäders trygghetsskapande arbete. Syftet är att förebygga och förhindra att brott sker på en plats, men även att bistå myndigheter i utredningar av skadegörelser och andra brott.
Rättslig grund enligt dataskyddsförordningen är en intresseavvägning, då intrånget i den personliga integriteten i det här fallet anses vara begränsat i förhållande till möjligheterna att förebygga och utreda brott. Vid en polisanmälan kan trygghetskamerans bilder användas som bevisning i en polisutredning.
De här personuppgifterna behandlar vi vid externt deltagande i aktiviteter knutna till vår verksamhet.
Vid vissa externa aktiviteter använder vi samtycke som rättslig grund för att behandla personuppgifter. På samtycket för aktuell aktivitet framgår vilka personuppgifter vi behandlar och vilket syftet med behandlingen är.
De här personuppgifterna behandlar vi vid avtal med samarbetsparters.
För att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt avtal med samarbetsparters och entreprenörer kan vi komma att behandla uppgifter om personer kopplade till dessa avtal. Personuppgifter som kan komma att behandlas är kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter om arbetsgivare och uppgifter genom låssystemdata. Rättslig grund för behandlingen är avtalsförhållande.
De här personuppgifterna behandlar vi vid rekryteringar.
De ansökningar som kommer in hanteras i ett rekryteringssystem, där den arbetssökande får information om hur personuppgifter behandlas under ansökningsfasen, rättslig grund för behandlingen är då samtycke. När en rekrytering resulterar i ett anställningsförhållande framgår det hur vi därefter behandlar personuppgifterna i anställningsavtalet, rättslig grund är då avtalsförhållande.
Det här ska du känna till när du skickar in personuppgifter till oss.
Vi omfattas av offentlighetsprincipen, vilket bland annat innebär att inskickade handlingar och personuppgifter som regel blir allmänna handlingar. Det innebär att vi enligt svensk grundlag är skyldiga att lämna ut allmänna handlingar på begäran. Vid sådana förfrågningar gör vi alltid en sekretessprövning.
När raderas personuppgifterna?
Personuppgifterna som behandlas när du söker bostad eller lokal raderas då du meddelar att du inte längre önskar stå kvar som sökande, eller då du automatiskt blir raderad efter 12 månader om du inte uppdaterar din ansökan/intresseanmälan.
Personuppgifterna som behandlas under tiden du hyr bostad eller lokal raderas då de inte längre är relevanta, vilket som regel innebär att de bevaras under hela den tid hyresavtalet gäller. Uppgifter som ligger till grund för ekonomiska transaktioner sparas, utöver innevarande år, under sju år i enlighet med bokföringslagen. I de fall vi har uppgifter om störningar i boendet kommer dessa att sparas två år efter avslutat ärende, därefter raderas de.
Då hyresavtalet mellan oss har upphört raderas merparten av dina personuppgifter då alla övriga ansvar och skyldigheter i hyresförhållandet har reglerats. Om vi har några kvarstående rättsliga anspråk, såsom hyresfordringar eller skadeståndskrav, kommer vi att bevara de uppgifter vi behöver för att hantera eventuella anspråk med hyresavtalet som rättslig grund. Om uppsägning och förlorad hyresrätt skett på grund av störningar i boendet sparas dessa uppgifter i 2 år efter att hyresförhållandet upphört.
Bevakningsfilmer lagras hos Hyresbostäder i fyra veckor från filmtillfället. Om film ska ingå i en utredning kan de lagras under en längre tid för detta ändamål.
I det fall en behandling baseras på samtycke raderas personuppgifterna då samtycket återkallas eller vid avslutat samarbete.
Personuppgifter kan sparas eller raderas utifrån andra tidsperioder än ovanstående om det krävs på grund av lag eller myndighetsbeslut.
Till vilka lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vi lämnar ut dina personuppgifter till samarbetspartners som behandlar dem på vårt uppdrag och med samma behandlingskriterier som beskrivs i denna policy. Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU eller EES ansvarar vi för att avtal tecknas som motsvarar EU-kommissionens krav på legal överföring.
Vi kan också komma att i begränsad omfattning lämna ut personuppgifter till samarbetspartners som tillhandahåller tjänster och produkter som är relaterat till ditt boende och vårt hyresförhållande. Vi lämnar även ut personuppgifter om det krävs på grund av lag eller myndighetsbeslut.
Vilka rättigheter har du?
Du har rätt att få utdrag av dina personuppgifter som vi behandlar samt att få felaktiga uppgifter rättade. I vissa fall har du också rätt att få dina personuppgifter raderade eller begära att vår behandling ska begränsas, t.ex. om du anser att dina uppgifter inte är korrekta. Om du begär ut personuppgifter där även andras personuppgifter förekommer, kan detta begränsa din rättighet att få materialet utlämnat.
Du har även rätt att begära att dina personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag. Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter. För att åberopa någon av dina rättigheter lämnar du en skriftlig och av dig undertecknad begäran om detta till oss. Detta för att vi ska kunna skydda din personliga integritet och säkerställa att det är du och ingen annan som vill utöva ovanstående rättigheter.
Tillsynsmyndighet för vår behandling av personuppgifter är Integritetsmyndigheten, dit du kan vända dig med klagomål om du anser att vi brister i vår behandling.
Kontakta oss
Du når oss på telefon 011-211600 eller via e-post till dataskydd@hyresbostader.se.
Du kan också skicka brev till:
Hyresbostäder i Norrköping AB
Dataskydd
Box 2330
600 02 Norrköping.